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EVALUATION DE L'EQUIPE

APPRECIER LES RESULTATS AU REGARD DES OBJECTIFS FIXES

La principale difficulté rencontrée par le SSIAP2 sera de faire comprendre à ses subordonnés ce qu’il attend précisément d’eux.
 
Plusieurs cas de figures sont envisageables.
 
1er cas : La hiérarchie ne définit pas clairement le rôle et la mission du service de sécurité incendie, ce qui conduit le SSIAP 2 à s’auto gérer en fonction de son expérience acquise ou de ses connaissances personnelles, quitte à s’installer dans un « train-train » quotidien préjudiciable pour tout le monde.
 
Cette situation, si elle n’est pas maîtrisée peut rapidement conduire à la démotivation de l’équipe.
 
2ème cas : La hiérarchie définit précisément le rôle et les missions du service de sécurité, et cela se traduit alors en termes de résultats à atteindre.
 
Cette deuxième option, bien que séduisante au premier abord, n’est pas sans inconvénients car elle suppose un échelonnement sur le temps des objectifs à atteindre et son efficacité ne peut se vérifier qu’à l’issue de l’apparition des premiers résultats.
 
Le chef d’équipe a donc tout intérêt à bien structurer les missions de chacun et de mettre rapidement en place des outils de management simples lui permettant de contrôler efficacement l’évolution de son service en termes quantitatif et qualitatif.
 
Pour qu’une organisation fonctionne le mieux possible, il est essentiel que chaque rouage de cette organisation maîtrise à son niveau tous les gestes à effectuer.
 
La connaissance du geste à effectuer débute la plupart du temps par la rédaction de procédures détaillées permettant ainsi à chacun de travailler avec un référentiel commun.
 
Ces procédures peuvent se décliner par la mise en place des consignes à respecter au quotidien.
 
Par exemple :
 
Une procédure détaillera le fonctionnement complet de la main courante électronique du poste de sécurité (de l’allumage de l’ordinateur jusqu’à la manière de saisir informatiquement les différents items du logiciel).
 
A la simple lecture de cette procédure, chaque agent nouvellement recruté est alors à même d’utiliser ce matériel sans difficulté.
 
Une consigne particulière consistera à décrire les éléments qui doivent obligatoirement figurer  au quotidien sur la main courante et les modes de contrôles de cette main courante.
 
Cette consigne est différente de la procédure, mais elle vient utilement la compléter.
 

ASSURER LA PASSATION ET LE RESPECT DES CONSIGNES

La consigne, élément indispensable de communication, doit être comprise de tous et interprétée de la même manière quel que soit l’équipe concernée. 
 
Une consigne bien rédigée se suffit à elle-même et ne doit pas en principe nécessiter d’explications supplémentaires.
 
Une consigne claire est respectée par l’ensemble ; une consigne imprécise risque d’être ignorée, voire oubliée.
 
Une consigne de service est forcément écrite ; si elle simplement orale, elle risque de passer inaperçue et devient vite obsolète selon le l’interlocuteur chargée de la transmettre ; de plus, elle est souvent éphémère.
 
La consigne peut être temporaire ou au contraire permanente ; elle peut influencer grandement le fonctionnement du service si elle est mal appliquée.
 
Mais attention, trop de consignes tuent les consignes.
 
A ce stade de l’exposé, il convient de définir ce qu’est une consigne ; le dictionnaire en donne une définition très généraliste à savoir : « Prescription, ordre donné à quelqu’un sur la conduite qu’il doit tenir ».
 
Cette explication sous-entend de manière implicite qu’il y a une notion d’obéissance à respecter ; il s’agit d’une injonction ; en général, la consigne prend en compte le but à atteindre sans préciser les moyens pour l’atteindre.
 
Exemple : « Fermer tous les soirs les portes et les fenêtres après le départ du dernier client ».
 
Dans ce cas précis, la consigne ne donne aucune indication sur le nombre et la localisation des portes et fenêtres.
 
Il est donc particulièrement important de prendre un grand soin à la rédaction de la consigne afin de la rendre compréhensible par tous les agents ; elle doit être courte et précise pour permettre d’atteindre son objectif.
 
Une consigne trop longue risque d’induire des incompréhensions préjudiciables à l’effet recherché.
 
Si elle est trop succincte, elle peut aussi être source de difficultés d’application par manque de précisions.
 
Il convient donc de trouver le juste équilibre ; en tout état de cause, la consigne ne doit laisser place à aucune ambiguïté.
 
La consigne permet d’optimiser le travail en équipe en mettant en avant un point précis à respecter par tous.
 
La consigne n’est pas forcément interne ; elle peut émaner d’un prestataire extérieur à l’établissement dans le cadre d’une vérification technique à effectuer quotidiennement par exemple.
 
Le support de la consigne peut également revêtir de multiples formes : papier, message d’alerte informatique, tableau de service, affiche etc.
 
L’important est qu’elle soit visible à chaque prise de service et rappelée à tous les agents auxquels elle s’adresse.
 
L’agent SSIAP 2 sera donc amener de par ses fonctions non seulement à faire appliquer les consignes de service, mais aussi à transmettre ces consignes à l’équipe de relève.
 
Il ne devra pas hésiter à s’assurer personnellement de la bonne compréhension de ces consignes par ses subordonnés par des questions ciblées par exemple au cours de la journée.




 

ASSURER LE SUIVI DU CONTROLE CONTINU

La hiérarchie doit assurer le suivi du contrôle continu de ses employés et c’est même son devoir.
 
Cela permet ainsi d’optimiser la qualité du travail de chacun et ce contrôle peut même s’inscrire dans le cadre d’une démarche de qualité de l’entreprise.
 
Mais attention, ce suivi doit obéir à des règles très strictes dans le respect de la liberté de chacun.
 
De plus, les moyens de contrôle de l'activité des salariés par l'employeur doivent être justifiés par la nature de la tâche à accomplir et proportionnés au but recherché.
 
Dans tous les cas, il est impératif que les agents soient informés très clairement des procédures mises en place pour effectuer le suivi du contrôle continu, sous peine d’émergence de situations conflictuelles difficilement maîtrisables.
 
S’il s’agit de s’assurer du contrôle continu des connaissances des agents, il est obligatoire de mettre en place un plan de formation interne à l’entreprise et validé par les organismes paritaires.
 
Ce plan de formation permettra par exemple de s’assurer de la bonne adaptation de l’agent à son poste de travail et de sa capacité à occuper l’emploi.
 
La convention ou l’accord collectif applicable à l’entreprise peut aussi prévoir des périodes de formation obligatoires (après une mutation, un congé de longue durée…).
 

COMPRENDRE LE COMPORTEMENT DU GROUPE

 Le comportement global du groupe peut influencer de manière conséquente l’organisation et la gestion du travail.
 
Le rôle essentiel de l’agent SSIAP 2 est d’analyser très rapidement le comportement du groupe placé sous son autorité afin de fixer la ligne de conduite la mieux adaptée à la réussite des objectifs fixés par la hiérarchie.
 

RESSENTIR LES AMBITIONS DU GROUPE

Le chef d’équipe doit s’attacher à comprendre le fonctionnement du groupe qu’il dirige.
 
Trois items fondamentaux permettent de ressentir ses ambitions :
 
D’abord, communiquer le plus possible avec ses agents ; c’est le seul moyen de comprendre ses interrogations et de faire corps avec lui.
 
Ensuite, développez l’esprit d’équipe ; passage incontournable par lequel le groupe optimisera son fonctionnement ; là encore, la communication interne à un rôle prépondérant à jouer.
 
Enfin, faire preuve d’un comportement exemplaire devant le groupe ; un bon chef doit savoir donner l’exemple ; c’est à ce prix que la communication s’établira de manière pérenne ; mais attention, l’image du chef (le savoir-être) compte autant que son niveau de compétence (le savoir-faire).
 
L’environnement professionnel au sein de l’entreprise doit quant à lui être bien structuré ; c’est le moins que l’on puisse exiger, si l’on veut obtenir le maximum d’efficacité du groupe.
 
En effet, les agents détecteront très vite un éventuel dysfonctionnement au sein de l’entreprise dans laquelle ils sont employés et ne manqueront pas de le faire savoir.
 
Chaque agent doit se sentir le mieux possible au sein du groupe auquel il appartient.

Le chef d’équipe devra donc s’attacher à respecter ses besoins en tant qu’individu, à savoir :
 
Exister, se savoir reconnu et se sentir en sécurité.

A cet effet, le chef d’équipe devra rencontrer individuellement chaque agent afin de s’assurer que les trois points ci-dessus sont respectés.

Exister, cela induit de savoir quelle place occupe l’agent au sein du groupe et quelles sont les fonctions qui lui sont attribué ; ces missions valorisent-elles l’agent ?

Se savoir reconnu, c’est pouvoir valoriser ses compétences au sein du groupe sans pour autant faire de l’ombre à ses collègues.

Tel agent sera peut-être très performant dans la gestion du SSI ; tel autre maîtrisera bien les actions de sensibilisation du personnel aux techniques incendie ; tel autre encore, connaîtra parfaitement les procédures de ronde et pourra utilement conseiller les agents nouvellement recrutés.
 
C’est cette somme de compétences qui structure le groupe et permet de faire émerger les ambitions collectives ou individuelles.

Se sentir en sécurité, c’est évoluer en pleine confiance au sein du groupe ; c’est pouvoir échanger librement avec le chef d’équipe ; c’est pouvoir lui faire part de ses observations ou de ses demandes sans crainte d’essuyer systématiquement un refus ou une absence de réponse, ce qui est pire.
 
Mais attention, communiquer, échanger, faire participer ne signifie pas « copinage », car le groupe doit toujours respecter la notion de hiérarchie indispensable au bon fonctionnement d’un service.

Le respect de la hiérarchie n’est pas un frein à la mise en place de rapports humains cordiaux.
 

ASSURER LE REALISME DU CALENDRIER ET DES PLANNINGS

Etablir un planning relève de la mission du SSIAP 2 ou 3.
 
De nombreux logiciels de gestion permettent de mettre en place ces éléments.
 
Prenons l’exemple de la gestion du tour de service des agents.
 
Pour être le plus réaliste possible, le planning devrait être établi sur une année calendaire afin de pouvoir anticiper au mieux la gestion des congés et des RTT ; l’année complète permet une vision globale du service, mais c’est surtout un tableau de bord utile au chef d’équipe.
 
L’agent se contentera plus sûrement d’un planning mensuel lui permettant d’avoir une vision à plus court terme de son emploi du temps, sachant que le planning mensuel devra être affiché plusieurs semaines à l’avance dans les locaux de service.
 
Toutefois, plusieurs composantes doivent être intégrées dès le départ.
 
Le chef d’équipe devra connaître les termes de la convention collective si elle existe et prendre en compte les éléments suivants :
  • Lissage des RTT sur l’année par exemple ;
  • Temps de travail minimum par agent ;
  • Cycles et durée de service ;
  • Congés obligatoires
  • Congés parentaux ;
  • Congés maternité ;
  • Exercice du droit syndical ;
  • Congés de formation etc.
Cette liste n’est pas exhaustive et plusieurs autres facteurs peuvent être intégrés.
 
D’autres contraintes ne peuvent pas être anticipées : c’est le cas par exemple des arrêts pour maladie ou pour accident de travail ; il est donc conseillé de fixer le nombre d’agents/jour en fixant un effectif minimum en dessous duquel les congés ou RTT ne pourront pas être attribuées.
 
Bien diriger, c’est avant tout bien anticiper
  
 








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