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INFORMATION DE LA HIERARCHIE

QU'EST-CE QU'UN RAPPORT ?

Un rapport permet à l’autorité hiérarchique de prendre une décision ou une orientation technique.
 
Cependant, le chef d’équipe peut de sa propre initiative rédiger un rapport en vue de proposer des solutions permettant d’optimiser le fonctionnement du service, ou l’acquisition de matériel.
 

IMPORTANCE ET NECESSITE DU RAPPORT

La nécessité d’un rapport répond dans la plupart des cas à une demande de l’autorité.

Avant d’entamer la rédaction d’un rapport, il y a plusieurs questions à se poser :
  • Qu’attend-t-on précisément et à quoi cela va servir ?
  • Le rapport doit-il être très détaillé ou au contraire synthétique ?
  • Y-a-t-il déjà eu des rapports précédents concernant le même sujet ?
  • Quelles sont les raisons justifiant la rédaction du rapport et quel est le contexte ?
Lorsqu’une réponse a été apportée aux points ci-dessus, il faut réunir le maximum de documentation afin de bien cerner les différents thèmes qui seront abordés dans le rapport.

L’auteur du rapport ne devra hésiter à recueillir l’avis de ses collègues.

Cette recherche documentaire facilitera grandement la rédaction par elle-même.
 

LE PLAN DU RAPPORT

Un rapport bien équilibré se compose de trois éléments principaux :
  • L’introduction,
  • Le développement
  • La conclusion
 
L’introduction expose succinctement en quelques lignes :
  • L’objet du rapport,
  • Les circonstances qui motivent la rédaction du document,
  • Son intérêt pour le service.
 
A la lecture de l’introduction, l’autorité doit comprendre immédiatement ce que contiendront le rapport et ses objectifs.

Bien qu’il n’y ait pas de règles très précises, le développement se compose habituellement de trois parties :
  • L’analyse de la situation existante,
  • Les aspects favorables et défavorables de la situation existante,
  • Les propositions ou les axes d’orientation qu’il serait souhaitable d’adopter avec l’accompagnement des moyens à mettre en œuvre.
A ce stade, l’argumentaire doit être très développé et être convaincant pour l’autorité.

Les moyens d’accompagnement sont souvent liés à un aspect financier qu’il convient de détailler de manière réaliste.

La conclusion engage le rédacteur du rapport ; c’est là qu’il se fait force de propositions.

L’idéal est de ne pas forcer la décision finale mais de laisser le choix à l’autorité sur la base de l’argumentaire développé dans le corps du rapport tout en la suggérant très fortement.

Il convient donc de soumettre plusieurs propositions cohérentes ; un maximum de trois propositions est acceptable.

Au-delà de trois propositions, le rapport à tendance à perdre de sa crédibilité.
 

L’ASPECT REDACTIONNEL

La lecture d’un rapport peut parfois s’avérer fastidieuse ; il faut donc bien aérer le texte par des photos, des tableaux ou des graphiques.

Il ne s’agit pas non plus de noyer le lecteur mais essentiellement d’orienter sa décision.

Le rapport ne doit être ni trop long ni trop court ; son objectivité et sa concision sont la clé du succès.

Le rapport est avant tout un texte informatif.

Il faut donc bien soigner la présentation et l’orthographe.

Partant du principe qu’une idée simple s’énonce clairement, les phrases respecteront les règles générales de grammaire (sujet, verbe, complément)

Le plan du document rappelant les grands titres du rapport peut apparaître en première page sous forme de sommaire (mais ce n’est pas une obligation).

De même, des annexes peuvent être jointes en fin de rapport afin de préciser des points particuliers ou la présentation technique de matériels spécifiques.

L’entête du rapport doit faire apparaître les éléments suivants :
  • Date,
  • Titre du rapport,
  • Objet du rapport,
  • Auteur du rapport,
  • Destinataire du rapport.
Le rapport doit être signé par son rédacteur.
 
 

LE COMPTE RENDU

Le compte rendu est un document écrit relatant un événement de manière objective.
 
L’évènement peut être indifféremment :
  • Une réunion,
  • Une activité quelconque,
  • Un incident,
  • Un dysfonctionnement technique etc.
Dans le compte-rendu, l’opinion du rédacteur n’a pas à être exprimée.
 
Le compte-rendu a pour but d’informer des personnes (le chef d’équipe ou de service par exemple) d’une situation à laquelle ils n’ont pas assisté.
 
Il peut permettre au responsable hiérarchique de s’assurer du suivi d’une mission particulière et d’en contrôler le bon déroulement.
 
Un compte rendu peut également servir à récapituler les points abordés au cours d’une réunion et de figer les décisions qui ont été prises.
 
En principe, c’est un document interne à l’entreprise ou au service.
 
Il n’y a pas de présentation type du compte-rendu, mais plusieurs éléments doivent impérativement figurer sur le document :
  • Nom du service
    • En l’occurrence, ce sera le service de sécurité de l’établissement
  • Les noms des participants et leurs fonctions précises
    • M. A…, Chef de service
    • M. B…, Directeur du magasin
    • M. C…, Chef d’équipe
    • M. D…, de l’entreprise « Toutfeu »
    • Etc.
Ce document doit également contenir les noms des personnes :
  • Présentes,
  • Absentes,
  • Excusées.
D’autres renseignements peuvent apparaître tels que :
  • L’objet de la réunion
  • La date de la réunion
  • L’heure de début et de fin de réunion
  • Date de la prochaine réunion si cela l’exige
  • Qualité du signataire du compte-rendu
S’il s’agit d’un compte rendu relatant un incident technique par exemple, il sera judicieux de faire apparaître sur le document le nom des éventuels témoins s’il y en a.
 
Le compte-rendu peut être  présenté en adoptant un plan permettant de regrouper les idées principales, sous forme de synthèse des propos tenus :
  • Points abordés
  • Décisions prises (appelé aussi Relevé de décisions).
Il peut au contraire relater les différentes interventions chronologiquement.
 
Cette dernière méthode est plus difficile à réaliser et n’apporte que peu d’intérêt.
 
Néanmoins, la méthode chronologique peut être adoptée lorsqu’il s’agit de relater un incident ou un accident en détaillant minute par minute les différentes actions entreprises.
 
 

LE STYLE DU COMPTE RENDU

Le compte rendu n’est pas un « roman » et le style épistolaire n’a pas une grande importance, car il est destiné à être transmis rapidement à la hiérarchie.
 
Au contraire, il doit être simple et synthétique, car souvent il est lu rapidement par les destinataires.
 
Il doit faire preuve d’une grande précision, car il est censé reproduire très minutieusement les faits évoqués, d’où son objectivité et son impartialité.
 
Le rédacteur du compte rendu ne s’implique pas personnellement ; il reproduit par écrit ce qu’il a vu, entendu et surtout compris.
 
Le compte-rendu est exclusivement factuel.
 
Bien souvent, le compte rendu de réunions par exemple, est amendé par la hiérarchie pour permettre de mieux préciser son idée générale.
 
En principe, le compte rendu ne comporte pas de formule de politesse.
 
 

CE QU'IL FAUT RETENIR

Un rapport permet à l’autorité hiérarchique de prendre une décision ou une orientation technique.
 
L’auteur du rapport ne devra pas hésiter à recueillir l’avis de ses collègues.

Un rapport bien équilibré se compose de trois éléments principaux :
  • L’introduction,
  • Le développement
  • La conclusion
 Le rapport ne doit ni trop long ni trop court ; son objectivité et sa concision sont la clé du succès.
 
Dans le compte-rendu, l’opinion du rédacteur n’a pas à être exprimée.
 
Il doit faire preuve d’une grande précision, car il est censé reproduire très minutieusement les faits évoqués, d’où son objectivité et son impartialité.
 






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