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ELABORATION DES
PLANNINGS DE SERVICE

 

UNE ORGANISATION RIGOUREUSE

Le bon déroulement du service est étroitement lié à une organisation rigoureuse du temps de travail de chaque agent.
 
L’emploi du temps doit être étudié sur trois niveaux :
  • Perspective journalière
  •  
  • Perspective mensuelle
  • Perspective annuelle
La rigueur dans l’organisation du service est tributaire d’une bonne organisation du temps de présence de tous les agents.
 
Quelle que soit la position de l’agent dans l’entreprise, ce dernier doit être en mesure de connaître à l’avance son cycle de travail.
 
A ce stade de l’exposé, il semble primordial de bien comprendre ce que l’on entend par « Travail effectif ».
 
Le temps de travail effectif d’un salarié est la période prise en compte pour le calcul de la durée du travail.
 
Il s’agit donc d’une « unité de mesure », essentielle pour déterminer :
  • Le nombre d’heures travaillées,
  • Le seuil des heures supplémentaires,
  • La pause journalière.
Il est donc fondamental de définir les frontières du temps de travail effectif qui répond à la définition légale suivante :
 
Le temps de travail effectif se distingue du temps de présence, ou encore du temps rémunéré.
 
Le Code du travail a défini le temps de travail effectif à travers les critères suivants :
  • Le salarié est à la disposition de l’employeur,
  • Il se conforme à ses directives,
  • Il ne peut pas vaquer librement à ses occupations personnelles.
La pause légale ou les pauses conventionnelles (pause repas, pause-café, etc.) sont, en principe, exclues du temps de travail effectif, dans la mesure où le salarié est censé être en relâche et pouvoir vaquer à ses occupations.
 
Il arrive cependant que, même en pause, le salarié demeure à la disposition de son employeur et soit susceptible d’intervenir sur son poste, ce qui généralement le cas des agents SSIAP.
 
Les salariés, obligés de porter une tenue de travail, passent du temps à se changer, avant et après leur service.
 
Pour autant, ce temps ne constitue pas du travail effectif, (sauf clause plus favorable prévue par les conventions collectives ou les accords d’entreprises)).
 
En revanche, ce temps fait l’objet de contreparties, soit en repos, soit en argent, à condition que le port de la tenue leur soit imposé (par la loi, ou un accord) et que l’habillage et le déshabillage se fassent sur le lieu de travail.
 
Le temps de déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu d’exécution du contrat de travail n’est pas un temps de travail effectif.
 
Il n’entre donc pas dans le décompte de la durée du travail, puisqu’à ce moment-là, le salarié n’est pas encore à la disposition de son employeur.
 
Si le salarié se rend, non pas à son lieu de travail habituel, mais à un autre endroit (pour une mission par exemple) ce trajet pourra faire l’objet d’une contrepartie en temps ou en argent, s’il dépasse celui effectué pour se rendre sur le lieu habituel de travail (si convention/accord ou décision unilatérale de l’employeur).
 
Par contre, le temps de formation est considéré comme du travail effectif.
 
Mais attention, les formations dont l’objet est de développer des compétences, qui peuvent avoir lieu hors du temps de travail, sont susceptibles de ne pas être comptées dans le temps de travail effectif.
 
Les formations obligatoires telles que les recyclages par exemple, sont généralement prises en compte comme temps de travail effectif
 
 

L’OUTIL INFORMATIQUE

Différents outils informatiques permettent de planifier et de suivre l’évolution de ce temps de travail.
 
L’utilisation d’un tableur  (type Excel) permet de répondre d’une manière simple à la plupart des difficultés induites par la gestion des cycles de travail.
 
Sans entrer dans le détail technique de l’élaboration d’un planning, il est néanmoins nécessaire de prendre en compte quelques règles simples :
  • Définir l’effectif quotidien,
  • Définir le seuil minimum d’agents obligatoirement présents chaque jour,
  • Affecter les cycles de travail entrecoupés des cycles de repos,
  • Planifier les congés légaux.
Il est à noter que plusieurs entreprises spécialisées proposent des logiciels informatiques permettant une approche très fine de la planification des Ressources Humaines. 
 

L’image ci-dessus représente un exemple d’un planning mensuel réalisé avec le logiciel PlanningPME.
 
 

L’EFFECTIF MINIMAL

La définition du seuil minimal d’agents obligatoirement présents chaque jour, est l’un des paramètres les plus importants à respecter, car cela peut avoir des conséquences directes sur le bon fonctionnement du service.
 
Il serait souhaitable que le chef d’équipe chargé de cette planification se réserve une marge de sécurité d’au moins un agent afin de compenser une absence inopinée.
 
Il peut s’agir par exemple d’un agent pouvant être rappelé à tout moment en cas de difficulté.
 
Attention, cette procédure induit des coûts supplémentaires et constitue une solution dite « riche ».
 
Néanmoins, la plupart des grands ERP sous-traitent le service de sécurité incendie avec des entreprises spécialisées prestataires de service, ce qui occulte un tant soit peu la remarque ci-dessus.
 
 
 

 LES CONGES LEGAUX

 La planification des congés légaux regroupe plusieurs composantes :
  • Les congés payés
  • Les congés de formation
  • Les congés pour raisons familiales
  • Les congés de maternités ou d’adoption
  • Etc.
Cette liste n’est pas exhaustive et la définition légale de ces congés est très encadrée par les dispositions du code du travail, ou les conventions collectives.
 
Tout salarié bénéficie chaque année d'un droit à congé payé à la charge de l'employeur, quels que soient :
  • Son contrat (CDI, CDD, intérim),
  • Son temps de travail (à temps plein ou temps partiel),
  • Son ancienneté.
Comment calculer les jours de congés légaux ?
 
Que le salarié travaille à temps plein ou à temps partiel, il acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète de travail.
 
L'année complète de travail est déterminée à partir d'une période de référence, fixée du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours.
 
Cependant, des dates différentes peuvent être fixées par accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, par convention ou accord de branche.
 
L'employeur est en droit de calculer les jours de congés en jours ouvrés, à condition que ce mode de calcul garantisse au salarié des droits à congés au moins égaux à ceux résultant du calcul en jours ouvrables.
(Source : service-public.fr)
 
Mais, c’est  l’employeur au final qui a l’initiative des congés, sur proposition du chef d’équipe ou du chef de service.
 

LES ARRETS MALADIE

Il faudra également tenir compte des arrêts pour maladie ou accidents de travail qui peuvent peser lourdement sur l’organisation générale du travail.
 
L’agent concerné doit adresser son arrêt maladie à son employeur et à la sécurité sociale.
 
Il en est de même en cas de prolongation.
 
Dans les 2 jours ouvrables qui suivent la date d'interruption de travail, l’agent doit transmettre les volets n°1 et 2 de l'avis d'arrêt de travail à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie.
 
Il doit également transmettre le volet n° 3 à l’employeur, dans un délai fixé par la convention collective (souvent fixé à 2 jours également).
 
La déclaration de la maladie justifie l’absence au travail, et permet de percevoir des indemnités de la Sécurité sociale et de l’employeur.
 
Ce document permet donc de réajuster en conséquence le planning.
 
 

LES MODES DE PLANIFICATION

La gestion du planning doit donc être particulièrement rigoureuse, notamment s’il n’y a pas d’accords d’entreprise sur toutes ces dispositions.
 
Planification mensuelle :
 
La planification mensuelle est un élément important à prendre en compte, d’autant plus qu’il s’agit d’une obligation légale là encore fixée par le code du travail ; le salarié doit pouvoir prendre connaissance un mois à l’avance de la répartition des congés.
 
Planification annuelle :
 
Bien que difficile à mettre en œuvre et surtout à actualiser, la planification annuelle permet au salarié et au chef d’équipe d’obtenir une vision globale du roulement des équipes et des contraintes liées à ce roulement ; cette dernière option peut être un bon outil de management.
 
Ces deux modes de planification viennent en complément de la planification journalière qui demeure le vecteur privilégié à mettre en œuvre.
 
Dans tous les cas, le planning initial doit être remis aux salariés concernés 7 jours avant la période de planification concernée, selon l'une des modalités suivantes :
  • Remis individuellement aux intéressés ;
Ou envoyé :
  • Aux salariés en congés payés,
  • Aux salariés absents qui préviennent de leur retour ;
  • Ou disponible en ligne pour les intéressés disposant d'un outil de communication adapté, si le processus informatisé a été mis en place dans l'entreprise selon les formes requises.
Le système déployé doit permettre au salarié concerné d'être alerté de toute modification ultérieure de son planning.
 
Quel que soit le mode de remise du planning, les délais conventionnels doivent être respectés.
 
Une solution intéressante consiste aussi à afficher les plannings dans les locaux de service afin que les agents puissent les consulter à tout moment.
 
Nota :
 
Il est tout à fait possible également de mettre en place un planning hebdomadaire, voir d’affiner la programmation par un planning horaire définissant très précisément les différentes actions à conduire au cours d’un cycle de travail.
 
Exemple simple de planification hebdomadaire :
 

 

Dans cet exemple, la planification hebdomadaire (sur une semaine) a été réalisée au moyen d’un tableur informatique très connu.
 
Trois équipes de 4 agents constituent l’effectif total des agents SSIAP ; les agents assurent par roulement, un cycle de jour et un cycle de nuit.
 
Sur ce planning apparaissent :
  • Les effectifs en service,
  • Les congés pour formation,
  • Les personnels en repos,
  • Les agents en RTT,
  • Les agents en disponibilité syndicale,
  • Les agents en congés légaux.
Il ne s’agit, bien sûr, que d’un exemple, qu’il conviendra d’adapter au cas par cas en fonction du mode de fonctionnement de l’entreprise.
 
Il est important d’organiser ce planning de manière à ce que chaque agent réalise exactement le même temps de travail à l’année, d’où l’importance d’une perspective mensuelle et annuelle permettant ainsi la mise en place de lissage, voire de changement d’équipe pour aboutir à ce résultat.
 

CONCLUSION

L’élaboration des plannings est une tâche difficile qui demande toute l’attention de l’agent chargé de leur conception.
 
Les plannings sont souvent source de conflits internes, notamment pour ce qui concerne la répartition des congés.
 
Il est donc nécessaire de bien fixer les règles applicables dans l’entreprise sous peine d’importante difficultés de mise en œuvre.

 
 




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